Valmennusalan yrityksen perustaminen

Ennen perustamista: mitä kannattaa pohtia

Ennen kuin täytät ensimmäistäkään perustamislomaketta, kannattaa hahmotella muutama perusasia: millaista valmennusta aiot tarjota, kuinka paljon aikaa yrittäjyydelle voit alkuvaiheessa antaa muun mahdollisen työn tai opiskelun rinnalla, ja tarvitsetko toimitilaa vai toimitko asiakkaiden luona tai etänä. Nämä vaikuttavat suoraan siihen, kuinka kevyellä tai raskaalla rakenteella kannattaa aloittaa.

Valmennusalan yrittäjän on myös hyvä pohtia omaa osaamistaustaansa: koulutus, aiempi kokemus ja mahdolliset pätevyydet vaikuttavat sekä palveluiden uskottavuuteen että joissain tapauksissa siihen, millaista toimintaa voi tarjota (esimerkiksi kuntoutukseen liittyvä ohjaus voi edellyttää tiettyä koulutustaustaa).

Toiminimi vai osakeyhtiö?

Suomessa yleisimmät vaihtoehdot yksin toimivalle valmentajalle ovat toiminimi (yksityinen elinkeinonharjoittaja) ja osakeyhtiö.

Toiminimi on yksinkertaisin ja edullisin tapa aloittaa: yrittäjä pitää kaiken voiton, mutta vastaa myös henkilökohtaisesti yrityksen veloista. Se sopii hyvin, kun toiminta on yhden hengen palvelua eikä sisällä merkittäviä taloudellisia riskejä.

Osakeyhtiö on erillinen oikeushenkilö, jossa omistajan henkilökohtainen vastuu rajautuu pääsääntöisesti sijoitettuun pääomaan. Se on ainoa realistinen vaihtoehto, jos mukaan halutaan liikekumppaneita tai sijoittajia, tai jos toimintaan liittyy suurempia taloudellisia riskejä. Osakeyhtiössä yrittäjä voi nostaa sekä palkkaa että osinkoa, mikä antaa enemmän joustoa tulojen suunnitteluun kuin toiminimessä.

Kumpikin yritysmuoto sopii valmennusalalle – valinta kannattaa tehdä sen mukaan, kuinka suuria riskejä toimintaan liittyy, onko kasvutavoitteita ja tarvitaanko mukaan muita osakkaita. Pelkkä verotuksellinen hyöty ei ole riittävä peruste valita jompaakumpaa.

Pakolliset vakuutukset

Yrittäjän eläkevakuutus eli YEL-vakuutus on pakollinen sekä toiminimiyrittäjälle että osakeyhtiössä johtavassa asemassa toimivalle ja yli 30 prosenttia yhtiöstä omistavalle osakkaalle, kunhan tietyt tulo- ja ikärajat täyttyvät. YEL-vakuutus muodostaa perustan yrittäjän eläketurvalle ja vaikuttaa myös moneen muuhun sosiaaliturvan osaan, kuten sairausajan päivärahaan, joten sen laiminlyönti voi tulla kalliiksi paitsi eläkkeen, myös lyhyen aikavälin turvan kannalta.

YEL-vakuutuksen lisäksi liikunta-alan yrittäjän kannattaa harkita vapaaehtoista vastuuvakuutusta, joka kattaa esimerkiksi ohjaustilanteessa asiakkaalle mahdollisesti aiheutuvia vahinkoja. Ohjaustyö sisältää aina jonkinlaisen fyysisen riskin, joten vastuuvakuutus on monelle valmennusalan yrittäjälle perusteltu hankinta jo ensimmäisistä asiakkaista lähtien.

Toimiala ja pätevyysvaatimukset

Suomessa henkilökohtaisen valmennuksen ja ryhmäohjauksen tarjoaminen ei sinänsä ole luvanvaraista toimintaa, mutta osaamistausta vaikuttaa suoraan palveluiden laatuun ja uskottavuuteen. Moni asiakas arvostaa selkeää koulutustaustaa, ja tietyt erityisalueet – kuten kuntoutukseen liittyvä ohjaus tai terveydentilan arviointi – voivat käytännössä edellyttää sosiaali- ja terveysalan koulutusta ja laillistusta. Ennen yritystoiminnan aloittamista kannattaa siis hahmottaa selkeästi, mihin oma osaaminen riittää ja missä kohtaa asiakas tulee ohjata terveydenhuollon piiriin.

Käytännön perustamisvaiheet

1. Valitse yritysmuoto. Toiminimi tai osakeyhtiö edellä kuvattujen kriteerien perusteella.
2. Tee perustamisilmoitus. Yritys rekisteröidään ja saa Y-tunnuksen Patentti- ja rekisterihallituksen ja Verohallinnon yhteisellä ilmoituksella.
3. Järjestä kirjanpito. Sekä toiminimen että osakeyhtiön on pidettävä kirjanpitoa – monelle aloittavalle yrittäjälle tilitoimiston käyttö kannattaa jo alusta alkaen.
4. Ota tarvittavat vakuutukset. YEL pakollisena ja vastuuvakuutus suositeltavana.
5. Selvitä toimialan luvat ja pätevyysvaatimukset. Osa palveluista (esimerkiksi kuntoutukseen liittyvä toiminta) voi edellyttää tiettyä koulutustaustaa tai rekisteröintiä.
6. Suunnittele hinnoittelu ja palvelutarjonta. Selkeä palvelukuvaus helpottaa sekä asiakasviestintää että kirjanpitoa.

Esimerkki: perustamisen aikataulu

Käytännön hahmottamiseksi seuraava taulukko kuvaa yhden mahdollisen, karkean etenemisjärjestyksen ensimmäisistä viikoista toiminnan käynnistämiseen:

Vaiheiden kesto vaihtelee paljon yksilöllisesti – osa yrittäjistä etenee viikoissa, toiset rakentavat pohjaa pidempään ennen ensimmäisen asiakkaan ottamista. Tärkeintä on, että jokainen vaihe käydään huolella läpi ennen seuraavaan siirtymistä, erityisesti vakuutukset ja kirjanpito, jotka jäävät helposti huomiotta kiireessä.

Yleisimmät virheet aloittavalla yrittäjällä

• Vakuutusten unohtaminen tai viivästyttäminen. YEL-vakuutuksen ja vastuuvakuutuksen hoitaminen jälkikäteen voi tulla kalliiksi, jos jotain ehtii tapahtua ennen niiden voimaantuloa.
• Epäselvä palvelukuvaus. Jos asiakkaalle ei ole selvää, mitä palvelu sisältää ja mihin hinta perustuu, se näkyy sekä myynnissä että asiakastyytyväisyydessä.
• Kirjanpidon laiminlyönti alkuvaiheessa. Kuittien ja tulojen kerääminen jälkikäteen on huomattavasti työläämpää kuin järjestelmällinen kirjanpito alusta asti.
• Yritysmuodon valinta pelkän verotuksen perusteella. Riskit, vastuu ja kasvusuunnitelmat kannattaa punnita yhtä lailla kuin verotukselliset erot.

Yritysmuodon vaihtaminen myöhemmin

Moni valmennusalan yrittäjä aloittaa toiminimellä ja siirtyy osakeyhtiöön vasta, kun toiminta kasvaa, riskit suurenevat tai mukaan tulee liikekumppaneita. Yritysmuodon vaihtaminen on Suomessa mahdollista, joten alkuvaiheen valintaa ei tarvitse pitää lopullisena – kevyempi rakenne on usein järkevin tapa testata liiketoimintaa ennen suurempaa sitoutumista.

Asiakashankinta ja palvelumuodot

Kun yritys on perustettu, seuraava käytännön kysymys on, miten löydät ensimmäiset asiakkaat ja missä muodossa valmennusta tarjoat. Käytännön vinkkejä markkinointiin ja myyntiin löytyy artikkelista seitsemän vinkkiä pienyrittäjän myyntiin ja markkinointiin ja viisi vinkkiä personal trainer -yrittäjälle. Moni valmennusalan yrittäjä tarjoaa nykyisin myös etävalmennusta lähiohjauksen rinnalla; käytännön toteutukseen voi tutustua artikkelissa etävalmennus – ohjeet ja vinkit.

Talouden ja ajankäytön realismi

Moni aloittava valmennusalan yrittäjä aliarvioi, kuinka paljon aikaa menee muuhun kuin itse valmentamiseen: kirjanpitoon, asiakasviestintään, markkinointiin ja oman osaamisen ylläpitoon. On realistista varautua siihen, että alkuvaiheessa tulot voivat olla epätasaisia ja osa ajasta kuluu liiketoiminnan rakentamiseen ilman suoraa laskutusta. Tämän vuoksi monelle toimii hyvin malli, jossa valmennusyritystä kasvatetaan aluksi toisen työn tai opintojen rinnalla, kunnes asiakaskunta ja kassavirta ovat riittävän vakaita kokopäiväiseen yrittäjyyteen siirtymiseksi.

Selkeä kirjanpito ja talouden seuranta jo alusta lähtien helpottaa myös päätöksentekoa: kun tiedät tarkalleen, paljonko toiminta tuottaa suhteessa kuluihin, on helpompi arvioida, milloin esimerkiksi toimitilan hankkiminen tai yritysmuodon vaihtaminen osakeyhtiöksi tulee ajankohtaiseksi.

Vakuutusten ja sopimusten tarkistuslista

Ennen ensimmäisen asiakkaan vastaanottamista kannattaa käydä läpi muutama käytännön asia, joka jää helposti huomiotta kiireessä:

• Onko YEL-vakuutus haettu ja tulotaso arvioitu realistisesti?
• Onko vastuuvakuutus voimassa ennen ensimmäistä ohjaustilannetta?
• Onko asiakassopimuksissa tai peruutusehdoissa selkeät, kirjalliset pelisäännöt?
• Onko henkilötietojen käsittely (esimerkiksi asiakastiedot, terveystiedot) hoidettu tietosuojan edellyttämällä tavalla?
• Onko kirjanpito järjestetty niin, että tulot ja kulut ovat helposti seurattavissa alusta lähtien?

Näiden perusasioiden kuntoon laittaminen ennen toiminnan käynnistämistä säästää myöhemmin sekä aikaa että harmia.

Usein kysyttyä

Kannattaako aloittaa toiminimellä vai suoraan osakeyhtiöllä?

Useimmille yksin aloittaville valmentajille toiminimi on yksinkertaisin ja edullisin tapa päästä liikkeelle. Osakeyhtiö kannattaa harkita heti alusta lähinnä silloin, jos mukana on liikekumppaneita, toimintaan liittyy merkittäviä taloudellisia riskejä tai kasvutavoitteet ovat alusta asti suuret.

Onko YEL-vakuutus pakollinen, jos valmennus on vain sivutoimista?

YEL-vakuutuksen pakollisuus riippuu yrittäjätulon määrästä ja muista kriteereistä, ei siitä, onko toiminta pää- vai sivutoimista. Tarkka tilanne kannattaa aina varmistaa eläkevakuutusyhtiöltä tai Verohallinnolta.

Tarvitseeko valmentaja erillisen pätevyyden yrityksen perustamiseen?

Itse yrityksen perustaminen ei vaadi tiettyä pätevyyttä, mutta osa valmennuspalveluista voi käytännössä edellyttää koulutustaustaa – erityisesti jos toimintaan liittyy kuntoutusta tai terveydentilan arviointia.

Käytännön valmennustyön suunnittelusta ja päätöksenteosta voi lukea lisää artikkelista oletko valmentaja vai ennustaja? Kuormituksen hallintaan ja asiakkaiden turvalliseen ohjaamiseen liittyvää taustaa löytyy myös artikkelista urheiluvammat valmennuksen silmin.